Verwerkersovereenkomst

Versie 2026-10-05 · Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de algemene voorwaarden en geldt vanaf het moment dat een trainer een account aanmaakt. Aparte ondertekening is niet nodig.

1. Partijen en rollen

• Verwerkingsverantwoordelijke: de trainer die een account heeft aangemaakt en in de BowlUp Tracker persoonsgegevens van leerlingen invoert ("Trainer").
• Verwerker: BowlUpCoaching, Meester Joerdenslaan 31, Den Bosch, contactpersoon Erik Meegdes, bowlupcoaching@ziggo.nl ("BowlUp").

Deze overeenkomst gaat over de persoonsgegevens die BowlUp in opdracht van de Trainer verwerkt. Voor de eigen accountgegevens van de Trainer is BowlUp zelf verantwoordelijke; zie daarvoor de privacyverklaring.

2. Onderwerp, doel en duur

BowlUp verwerkt de gegevens uitsluitend om de BowlUp Tracker aan de Trainer te leveren: opslaan, tonen, doorsturen (bijvoorbeeld e-mails en pdf's op verzoek van de Trainer) en beveiligen van leerlinggegevens. De overeenkomst loopt zolang de Trainer een account heeft en eindigt automatisch bij beëindiging van het account.

3. Gegevens en betrokkenen

De soorten gegevens en betrokkenen staan in Bijlage 1. De Trainer bepaalt welke gegevens hij of zij invoert en zorgt dat die niet verder gaan dan nodig voor de coaching.

4. Instructies van de Trainer

• BowlUp verwerkt gegevens alleen volgens de schriftelijke instructies van de Trainer. De algemene voorwaarden en het gebruik van de functies in de Tracker gelden als instructie.
• Is BowlUp van mening dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt BowlUp dat direct aan de Trainer.
• BowlUp gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en verkoopt ze niet.

5. Verantwoordelijkheid van de Trainer

De Trainer zorgt dat er een grondslag is voor de verwerking (bijvoorbeeld de coachingsovereenkomst of toestemming, bij leerlingen onder de 16 jaar van een ouder of verzorger), dat leerlingen en ouders worden geïnformeerd, en dat gegevens juist zijn. De Trainer is verantwoordelijk voor assistent-trainers die hij of zij aan het account koppelt, en voor het niet delen van persoonsgegevens van leerlingen via de functie voor gedeelde lesblokken.

6. Vertrouwelijkheid

BowlUp zorgt dat alleen personen toegang hebben tot de gegevens die dat nodig hebben voor de dienst, en dat zij gebonden zijn aan geheimhouding.

7. Beveiliging

BowlUp treft passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. De maatregelen staan in Bijlage 2. BowlUp past ze aan als de stand van de techniek of het risico daar aanleiding toe geeft.

8. Subverwerkers

De Trainer geeft BowlUp algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De huidige subverwerkers staan in Bijlage 3. BowlUp legt aan subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft verantwoordelijk voor hun naleving. Voorgenomen wijzigingen meldt BowlUp ten minste 30 dagen vooraf aan de Trainer; de Trainer kan binnen die termijn bezwaar maken of het account beëindigen.

9. Doorgifte buiten de EU

Leerlinggegevens worden opgeslagen bij een hostingpartij in de Europese Unie. BowlUp geeft leerlinggegevens niet door naar landen buiten de EU, tenzij de Trainer hiervoor instructie geeft, bijvoorbeeld door gegevens via een eigen e-mailprovider te versturen.

10. Rechten van betrokkenen

Ontvangt BowlUp een verzoek van een leerling of ouder over gegevens waarvoor de Trainer verantwoordelijk is, dan stuurt BowlUp dat zo snel mogelijk door aan de Trainer. BowlUp helpt de Trainer, binnen redelijke grenzen, bij het afhandelen van verzoeken tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht. De Trainer kan gegevens zelf downloaden via Instellingen, "Backup downloaden".

11. Datalekken

BowlUp meldt een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens van de Trainer raakt zonder onredelijke vertraging, en in ieder geval binnen 48 uur nadat BowlUp er kennis van heeft genomen. De melding bevat, voor zover bekend, de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens, de gevolgen en de genomen maatregelen. De Trainer beoordeelt of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen nodig is; BowlUp werkt daaraan mee.

12. Controle

BowlUp stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen en werkt mee aan redelijke controles. Een controle wordt vooraf aangekondigd, mag de dienstverlening niet onredelijk verstoren en vindt hooguit eenmaal per jaar plaats, tenzij er concrete aanleiding is. De kosten van de controle zijn voor de Trainer.

13. Einde van de verwerking

Na beëindiging van het account verwijdert BowlUp de leerlinggegevens binnen een maand uit de actieve database, tenzij de wet langere bewaring voorschrijft. De Trainer kan vooraf een kopie downloaden. Back-ups worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

14. Aansprakelijkheid, recht en volgorde

Voor aansprakelijkheid gelden de bepalingen in de algemene voorwaarden. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Bijlage 1 — Gegevens en betrokkenen

Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerkt. De Trainer legt die ook niet vast in de Tracker, tenzij dat strikt noodzakelijk is en de wet dit toestaat.

Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) tussen gebruiker en server.
• Wachtwoorden worden uitsluitend als hash opgeslagen; e-mailwachtwoorden van trainers worden versleuteld opgeslagen.
• Toegang per rol (trainer, leerling, beheerder); een trainer ziet alleen de eigen leerlingen, een assistent alleen de leerlingen die de gekoppelde trainer aan die assistent toewijst (of alle leerlingen van de trainer, als de trainer dat zo instelt).
• Inlogsessies verlopen na 7 dagen; het aantal inlogpogingen en registraties wordt begrensd.
• Beveiligingsgebeurtenissen (inloggen, mislukte pogingen, blokkades) worden vastgelegd in een logboek.
• Beheerderstoegang is beperkt tot de eigenaar van BowlUp; accounts kunnen worden geblokkeerd bij misbruik.
• Hosting bij een gespecialiseerde partij in de EU.

Bijlage 3 — Subverwerkers

E-mails die een Trainer zelf vanuit de Tracker verstuurt (zoals pdf's naar een leerling) gaan via de e-mailinstellingen van de Trainer en dus via diens eigen provider; die is geen subverwerker van BowlUp.